1) CHARGES OU IMMOBILISATIONS
Les immobilisations peuvent être définies comme des biens existant dans l’entreprise, destinés à servir durablement à son exploitation. Ces biens doivent être la propriété du chef d’entreprise, se trouver à l’actif du bilan avec une valeur certaine. Ils peuvent être des biens meubles ou immeubles, corporels ou incorporels.
L’immobilisation se déprécie généralement avec le temps, l’usage ainsi que l’évolution technique (en dehors de certaines immobilisations telles que le fonds de commerce ou les terrains). Elle fait donc l’objet d’un amortissement, fonction de sa durée prévisible d’utilisation, qui est déduit du bénéfice imposable.
A contrario, les charges sont déductibles immédiatement du bénéfice à condition d’avoir été faites dans l’intérêt de l’exploitation.
La différence fondamentale entre les immobilisations et les charges réside donc dans leur déductibilité. Alors que l’immobilisation fait l’objet d’un amortissement étalé dans le temps, les charges sont déductibles dans leur intégralité, l’année de leur réalisation.
Par mesure de simplification, les entreprises ont la possibilité de passer en charges certains biens de faible valeur. Ainsi les biens dont la valeur unitaire hors taxes n’excède pas 500 euros peuvent être comptabilisés dans des comptes de frais généraux. C’est notamment le cas les logiciels, des petits matériels et mobiliers de bureau ou encore de l’outillage. En dessous de ce seuil, le contribuable a donc le choix entre la comptabilisation à un poste de frais généraux ou à un poste d’immobilisations.
Précisons que dans le cadre d’un contrat de crédit-bail, lorsque l’option d’achat est levée en fin de contrat, la valeur résiduelle du bien constitue une immobilisation quel que soit son montant.
2) LA DISTINCTION TERRAIN / CONSTRUCTION
Cette distinction n’est pas toujours évidente à faire ; en effet, dans certains actes notariés, il n’est pas fait mention du prix du terrain sur lequel la construction acquise a été édifiée, seul un prix global est indiqué.
L’intérêt essentiel de cette différenciation réside dans l’amortissement qui est applicable aux constructions, mais pas aux terrains. En effet, une construction sans terrain pourrait lors d’un contrôle conduire l’administration à remettre en cause une partie des amortissements pratiqués.
Une ventilation doit donc être faite entre ces deux postes. L’évaluation du terrain peut tenir compte du prix des terrains de même nature ou être faite suivant une répartition forfaitaire fonction de l’emplacement, de l’âge et de la nature de la construction.
3) PRODUITS FINANCIERS ET REVENUS MOBILIERS
Les produits financiers ou revenus mobiliers perçus par l’entreprise doivent, en principe, être compris dans les bénéfices.
Les dividendes d’une entreprise soumise à l’impôt sur les sociétés sont maintenus dans le résultat imposable ; pour les entreprises passibles de l’impôt sur le revenu, ils sont déduits de ce résultat et déclarés dans la catégorie des revenus mobiliers par l’exploitant ou dans les sociétés de personnes, par les associés au prorata de leurs droits.
Pour les produits de titres à revenu fixe tels que les obligations, titres participatifs, bons du Trésor, ils sont rattachés aux résultats imposables de l’exercice au cours duquel ils ont courus. Comme pour les dividendes, les intérêts sont déduits du résultat imposable des entreprises relevant de l’impôt sur le revenu pour être déclarés au titre des revenus mobiliers par l’exploitant ou les associés.
4) FRAIS FINANCIERS DÉDUCTIBLES
Sont déductibles les frais et intérêts d’emprunt contractés pour l’acquisition d’un bien à usage professionnel ou l’acquisition de parts sociales d’une société de personnes.
Lorsqu’un professionnel contracte un emprunt pour financer une immobilisation à usage mixte, seule la part d’intérêts correspondant à l’utilisation professionnelle peut être portée en déduction.
L’administration fiscale considère que lorsque le compte de l’exploitant devient débiteur à la suite de prélèvements personnels, les frais se rapportant aux emprunts et découverts bancaires figurant au passif du bilan ont été supportés dans l’intérêt de l’exploitant et non de l’entreprise. Ces frais et charges ne sont alors déductibles que pour la fraction des découverts excédant le solde débiteur du compte de l’exploitant.
La fraction non déductible des frais financiers est calculée en faisant le ratio suivant : solde débiteur moyen du compte de l’exploitant / montant moyen des emprunts et découverts de l’exercice.
Les mêmes règles sont applicables pour les comptes courants débiteurs des associés dans les sociétés de personnes.
5) FRAIS DE DÉPLACEMENT
Les frais de déplacement que les titulaires de BIC exposent pour se rendre sur le lieu de travail et en revenir constituent en règle générale des dépenses nécessitées par l’exercice de leur profession et doivent pouvoir être admis en déduction.
Lorsque la distance domicile lieu de travail est anormalement élevée, le professionnel doit être en mesure de justifier cet éloignement par des circonstances particulières indépendantes de sa volonté. Dans cette situation, il est recommandé d’établir une mention expresse donnant le détail des motifs qui justifient la distance séparant le domicile du lieu de travail.
Dans un souci de simplification et d’harmonisation avec les règles applicables en matière de bénéfices non commerciaux, l’administration admet désormais que les frais de déplacement correspondant aux quarante premiers kilomètres du trajet entre le domicile et le lieu de travail soient admis en déduction même si aucune circonstance particulière ne justifie l’éloignement entre le domicile et le lieu de travail.
Prenons l’exemple d’un commerçant domicilié à 60 kilomètres de son lieu de travail, il ne peut faire état de circonstances particulières justifiant cet éloignement. Ce commerçant a supporté 3000 euros de frais de transport au titre des trajets domicile/travail dont il peut justifier la réalité et le montant. Il peut demander la déduction de : 3000 * 40/60 = 2000 euros.
Il faut préciser que pour l’évaluation des frais, l’administration continue de refuser l’application du barème kilométrique admise pour les autres contribuables. Seules les dépenses de carburant peuvent être évaluées forfaitairement pour les contribuables ayant opté pour le régime de la comptabilité super-simplifiée.
6) FRAIS DE REPAS
Les frais supplémentaires de repas d’un entrepreneur imposé selon un régime BIC peuvent être considérés comme des dépenses nécessitées par l’exercice de sa profession lorsque la distance entre le lieu d’exercice de l’activité et son domicile fait obstacle à ce que le repas soit pris au domicile. Les frais supplémentaires de repas doivent correspondre à une charge effective et une pièce justificative doit pouvoir en attester la nature et le montant.
La part de la dépense correspondant aux frais que le contribuable aurait payés s’il avait pris son repas chez lui constitue une dépense d’ordre personnel non déductible de son bénéfice. Pour déterminer le montant de cette dépense non déductible, l’administration autorise l’application des règles relatives au calcul des avantages en nature pour les salariés en matière de nourriture. Ainsi, pour l’année 2023, le prix du repas pris à domicile a été fixé à 5,20 euros.
Prenons l’exemple d’un artisan dont le chantier et le domicile sont distants d’une trentaine de kilomètres ; lors du repas de midi, l’artisan ne rentrera pas manger chez lui ; à cette occasion, il prend son repas dans un restaurant proche du chantier et le repas lui coûte 15 euros. Celui-ci fait l’objet d’une pièce justificative délivrée par le restaurant. Les frais déductibles s’élèveront à : 15 – 5,20 = 9,80 euros.
Dans un souci de simplification, il est admis qu’un repas présente un caractère raisonnable lorsque son prix n’excède pas la limite d’exonération des indemnités pour frais de repas d’un salarié en déplacement professionnel et empêché de rejoindre son domicile ou le lieu habituel de son travail, soit 20,20 euros pour l’année 2023. Si l’exploitant fait état de dépenses plus élevées, les frais supplémentaires de repas ne seront déductibles qu’à hauteur de ce plafond.
Reprenons l’exemple précédent, mais dans ce cas l’artisan a pris un repas qui lui a coûté 35 euros. Les frais pouvant être déduits s’élèvent à : 20,20 – 5,20 = 15,00 euros, le surplus n’étant pas déductible à moins de justifier de circonstances exceptionnelles nécessaires pour l’exercice de son activité.
7) FRAIS MIXTES
Certains biens peuvent être à la fois à usage personnel et professionnel, c’est le cas par exemple d’un local dont une partie serait affectée à l’habitation et une autre à une activité professionnelle. Dans un tel cas, une partie des frais tels que loyer, assurance, électricité, eau, téléphone peuvent être déduits.
Afin de déterminer la part professionnelle de ces frais, il est souhaitable d’adopter une méthode de calcul logique et constante. Dans le cas d’un loyer, on peut déterminer un coefficient d’utilisation professionnelle de la façon suivante : surface utilisée à titre professionnel / surface totale.
Les critères permettant de calculer la part professionnelle des frais sont fixés sous la responsabilité de l’exploitant. De façon générale, il convient de les déterminer avec soin car lors d’un contrôle fiscal, ils constitueront les meilleurs moyens de preuve.
Précisons que seule la TVA sur la part professionnelle est déductible.
8) LOYER A SOI-MÊME
L’exploitant individuel dispose d’une liberté de choix pour répartir ses biens immobiliers entre son actif commercial et son patrimoine privé. Ce choix constitue une décision de gestion opposable tant à l’exploitant qu’à l’administration fiscale.
Le Conseil D’État, dans un arrêt de juillet 1998, considère que le contribuable qui conserve un immeuble dans son patrimoine privé tout en l’affectant à son activité professionnelle, est en droit de déduire des charges de location correspondant au loyer normal de l’immeuble. Dans une instruction fiscale du 23 mars 2007, l’administration s’est ralliée à cette position.
En contrepartie, la valeur locative des immeubles maintenus dans le patrimoine privé et utilisé par l’exploitant à titre professionnel sera taxable dans la catégorie des revenus fonciers.
En résumé, pour que la déduction des loyers soit admise, il est nécessaire de respecter les conditions suivantes :
L’immeuble ne doit pas être inscrit à l’actif de l’entreprise ;
L’exploitant doit déclarer les loyers dans sa déclaration d’impôt au titre des revenus fonciers ;
Enfin, le loyer doit être cohérent avec les prix du marché.
9) CONSOMMATIONS PERSONNELLES
Pour certaines activités, notamment dans le secteur alimentaire, il est recommandé de préciser s’il y a eu des prélèvements de marchandises communément appelés des consommations personnelles.
Ces marchandises que l’exploitant prélève pour son usage personnel ou celui de sa famille viennent en diminution du poste « achats de marchandises » et par conséquent leur montant n’est pas déductible du résultat de l’entreprise. La TVA afférente n’est pas non plus déductible.
Dans un souci de transparence, le montant des prélèvements personnels de marchandises est à mentionner au pied des comptes annuels.
10) DÉPENSES SOMPTUAIRES
Certains dirigeants ont tendance à déduire des dépenses dont la frontière entre le domaine professionnel et le domaine personnel apparaît ténue.
Parmi ces dépenses, on pourrait citer des frais de réception importants, des dons, des amortissements excédentaires sur certaines voitures particulières, des dépenses de chasse et de pêche à titre non professionnel.
Sur ce point, le chef d’entreprise a l’obligation de mentionner les cadeaux et les frais de réception dans un cadre spécial de l’annexe 2031 ter de la déclaration de résultats. Elles doivent également indiquer les véhicules de tourisme utilisés pour les besoins de l’exploitation, figurant à l’actif ou dont les frais d’entretien sont assumés par l’entreprise.
Ces indications permettent à l’administration fiscale de vérifier la vraisemblance de ces frais en fonction de la nature et du volume d’activité.